“ Lập kế hoạch chính là đem tương lai vào thực tại. vì thế ngay từ bây giờ, bạn bày bắt tay vào việc thực hiện kế hoạch. ” Alan Lakein
“ Làm thế nào để ăn hết một con voi ? ”. Đây là cách đặt vấn đề ấn tượng khi bạn phải đối diện với những vấn đề quan trọng, phức tạp và có tầm vĩ mô. Câu trả lời chính xác nhất là bạn phải “ ăn từng miếng một ! ”
- nghĩa là trước khi bắt tay vào thực hiện , bạn phải phân tích vấn đề thành nhiều phần chi tiết , sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Khi áp dụng theo quy trình như thế , bạn sẽ hoàn tất được bất kỳ nhiệm vụ và mục tiêu nào đã đề ra.
tế hoạch định mục tiêu, lập kế hoạch và khả năng trong việc phân tích tình hình thực tế hoach định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện và quyết định những việc cần làm là một công việc cần làm là một công cụ hữu hiệu giúp bạn chiến thắng sức ỳ cố hữu của bản thân để nâng cao hiệu suất làm việc .
Công cụ này cũng sẽ xác định thái độ ứng xử của , đối với công việc và cuộc sống . Việc thường xuyên tư duy và lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn giải phóng nội lực, kích thích sự sáng tạo và tăng cường nguồn năng lượng cả về mặt thể chất cũng như tinh thần.
“ Hành động không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại . ” – Alex MacKenzie
Bất cứ ai cũng mong muốn nhận được những phần thưởng tương xứng với những nỗ lực đã bỏ ra. Mỗi một phút bạn dành để lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian gấp 10 lần hơn thế khi triển khai công việc trên thực tế. Có thể bạn chỉ mất khoảng 10 đến 12 phút để tính toán mọi việc trước khi hành động, nhưng quãng thời gian ngắn ngủi này lại tránh cho bạn ít nhất 2 giờ đồng hồ lãng phí cùng những nỗ lực không cần thiết suốt cả ngày.
Điều này đúng với công thức 6P – Proper Prior Planning Prevents Poor Performance ( Lên kế hoạch đúng đắn, hợp lý sẽ tránh được tình trạng hoạt động kém hiệu quả ) . . Bạn hãy rèn luyện cho mình thói quen lập kế hoạch làm việc mỗi ngày. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một tờ giấy và một cây bút . Những Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch phức tạp
Với chương trình máy tính, phần mềm quản lý dự án , . . . đều làm việc dựa trên cùng một nguyên tắc: Bạn phải trực tiếp liệt kê danh sách tất cả những việc cần làm trước khi triển khai những công việc đó. Hãy thường xuyên theo dõi bản danh sách công việc của mình. Bất cứ khi nào có ý tưởng mới nảy sinh, hãy bổ sung ngay vào danh sách. Bằng cách này, bạn có thể nâng cao hiệu quả công việc ít nhất là 25 % so với khi bạn làm việc tùy hứng, không theo một kế hoạch cụ thể nào cả.
Thời điểm tốt nhất để bạn tiến hành việc lên danh sách làm việc là vào buổi tối, sau khi kết thúc một ngày làm việc. Bạn hãy đưa tất cả những việc bạn chưa hoàn thành trong ngày vào phần việc của ngày hôm sau và bổ sung tất cả những công việc mới cho ngày kế tiếp. Khi bạn lên danh sách chi tiết vào buổi tối hôm trước, tiềm thức của bạn sẽ phác thảo các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bản danh sách đó ngay trong giấc ngủ của bạn. Và sáng hôm sau, bạn sẽ thức dậy với một tinh thần minh mẫn, sáng suốt cùng với những ý tưởng tuyệt vời.
Những giải pháp nảy sinh một cách gần như vô thức đó sẽ giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn hẳn so với hướng giải quyết ban đầu mà bạn nghĩ đến, Bạn nên tạo lập các bản danh sách khác nhau, mục tiêu khác nhau. Trước tiên, hãy xây dựng một kế hoạch tổng quát liệt kê tất cả những công việc mà bạn cho rằng mình.
sẽ phải thực hiện trong một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Bạn cũng có thể bổ sung vào bản danh sách này những ý tưởng , mục tiêu hay nhiệm vụ mới . Danh sách ban đầu có vẻ lộn xộn, nhưng sau này sẽ ổn định khi bạn dành. 1 gian sắp xếp lại các công việc đó theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng cũng như tính cấp thiết của chúng. Tiếp theo, bạn hãy chọn thời điểm cuối tháng để lên danh sách những việc cần tiến hành trong tháng tiếp theo.
Bản kế hoạch hàng tháng này có thể bao gồm cả những phần việc đã được đưa vào danh sách tổng quát. Sau đó, bạn hãy lên kế hoạch hàng tuần dựa trên nguyên tắc: ngày cuối tuần này sẽ là thời điểm thích hợp để dự trù danh sách những việc cần thực hiện cho tuần tiếp theo.
Cuối cùng, bạn nên chuyển dần những phần việc trong bản liệt kê Công việc phải làm hàng tuần và hàng tháng vào danh sách hàng ngày. Những công việc được đưa vào đây phải là những nhiệm vụ cụ thể mà bạn cần hoàn tất trong ngày hôm sau. Sau khi kết thúc một ngày làm việc, bạn hãy đánh dấu vào danh sách tất cả những nhiệm vụ mà bạn đã hoàn tất.
Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ nét về những công việc đã được thực hiện hoàn chỉnh. Việc thường xuyên theo dõi tiến trình công việc dựa trên bản danh sách được kiểm tra thường xuyên sẽ thúc đẩy và tiếp thêm nghị lực cho bạn, làm tăng sự tự tin và lòng tự trọng của bạn. Sự tiến bộ thể hiện rõ ràng thông qua những công việc đã hoàn tất và được đánh dấu trên bản liệt kê công việc sẽ giúp bạn loại bỏ thói sức ỳ vốn có trước đây.
Mỗi khi có một dự án , nhiệm vụ hay mục tiêu mới, hãy bắt đầu bằng việc lập danh sách tất cả các bước cần thi để triển khai ngay từ lúc khởi đầu cho đến thời điểm đó thúc. Bạn nên tổ chức sao cho bản danh sách các phần việc của dự án được sắp xếp theo một trật tự rõ ràng giúp bạn đã dàng hình dung từng công việc cụ thể.
Bạn hãy thực hiện lần lượt từng phần của dự án dựa trên bản liệt kê Công việc của mình. Theo cách này, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình có thể hoàn thành được một khối lượng lớn công việc chỉ trong một thời gian ngắn. Một trong những nguyên tắc then chốt nhằm nâng cao hiệu quả làm việc là Nguyên tắc 10 / 90 . Việc dành ra 10 % thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc của mình trước khi bắt tay vào thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 90 % tổng số thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó.
Bạn có thể kiểm chứng điều này bằng cách thủ áp dụng vào cuộc sống và Công việc của mình. Bạn sẽ nhận thấy việc khởi đầu và theo đuổi kế hoạch trở nên đơn giản hơn khi bạn có bản dài sách các công việc đã được soạn thảo sẵn. Công việc của bạn ” sẽ diễn ra theo tiến độ nhanh chóng và thuận lợi. Bạn sẽ thấy mình là một người mạnh mẽ, đầy năng lực và không bao giờ chịu LÙI BƯỚC trước khó khăn, thất bại.
