Cách để Làm việc Hiệu quả

Tất cả chúng ta đều đã trải qua thời điểm có rất nhiều việc để làm nhưng bản thân lại bị xao lãng, thiếu tập trung, lúng túng, trì hoãn, và không thể hoàn thành việc gì. Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi lãng phí thời gian như vậy không? Nếu có thì đã đến lúc bạn thay đổi để làm việc hay học tập một cách hiệu quả hơn!

1: Ngăn nắp và có Trật tự
Tạo một danh sách việc cần làm. Hãy viết ra tất cả những gì bạn muốn hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, hoặc tạo một danh sách liên tục các nhiệm vụ cần đạt được. Danh sách việc cần làm là một công cụ đáng để thử và sẽ thực sự mang đến hiệu quả cho bạn, tất nhiên với điều kiện là bạn phải sử dụng nó đúng cách.

  • Viết ngắn gọn, súc tích và hợp lý nhất có thể về việc bạn cần làm. Ví dụ, đừng chỉ viết vỏn vẹn là “dọn nhà”. Thay vào đó, hãy thử viết theo kiểu “dọn phòng khách”, “hút bụi thảm sàn” hay “đổ rác” – việc được chia nhỏ và viết rõ ràng sẽ tốt hơn so với những cụm chung chung.
  • Đừng để bản thân cảm thấy bị “ngộp” hay bị xao lãng bởi danh sách những việc cần làm. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian cho việc nghĩ xem nên đưa cái gì vào trong danh sách, điều đó chẳng khác gì bạn không sử dụng danh sách này. Hãy cố gắng tạo một danh sách việc cần làm trong thời gian ngắn, đừng để bản thân bạn loanh quanh với nó cả ngày, trừ phi bạn cần phải làm vậy.

2: Lên kế hoạch.
Hãy xem việc nào trong danh sách bạn có thể hoàn thành, và quyết định thứ tự thực hiện các việc đó như thế nào cho hợp lý. Nếu có thể, hãy lên kế hoạch cho mỗi ngày, bao gồm thời gian bạn sẽ làm mỗi việc, thời gian ăn, thời gian nghỉ giải lao, v.v.

  • Hãy cẩn trọng trong việc sắp xếp thời gian cho mỗi việc, bởi bạn không thể chắc chắn được rằng bao nhiêu thời gian là đủ để hoàn thành việc này hay việc khác. Đừng quá nặng nề với điều này, và đừng để điều đó phá hỏng toàn bộ kế hoạch bạn đã đề ra. Nếu có điều gì đó không diễn ra theo đúng kế hoạch, hãy cố gắng hết sức có thể để điều chỉnh lịch làm việc của bạn để hoàn thành công việc.

3: Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Hãy cân nhắc xem việc gì là quan trọng nhất và hoàn thiện nó đầu tiên. Bằng cách đưa ra thứ tự ưu tiên để thực hiện từng việc, bạn sẽ có thể hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn. Bạn có thể có một ước mơ vĩ đại đó là thống kê tài chính “và” tắm cho chú cún của mình, tuy nhiên một trong hai việc này cần được xếp sau. Cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc chính là con đường ngắn nhất khiến bạn cảm thấy quá tải và không hiệu quả.

  • Nếu có bất cứ nhiệm vụ hay công việc nào mà bạn đã làm từ rất lâu rồi mà chưa xong, hãy đưa ra hạn hoàn thành nhiệm vụ đó hoặc dành trọn một ngày để làm – hoặc không thì hãy xem xem nếu không hoàn thành công việc đó thì có vấn đề gì trong việc thực hiện những việc khác không.

4: Đưa ra mục tiêu.
Dù đó là việc lau dọn, học hành hay làm việc, hãy đưa ra một mục tiêu hợp lý nhưng kém phần thử thách, giả dụ như bạn sẽ viết bao nhiêu, đọc bao nhiêu hay làm được bao nhiêu trong một ngày. Đừng dừng bước nếu chưa đạt được mục tiêu đó. Hãy cố gắng có cái nhìn tích cực đối với những mục tiêu đã đề ra và đừng coi chúng như chướng ngại vật. Nếu bạn tập trung vào việc gì, bạn có thể hoàn thành việc đó.

  • Xem xét việc đưa ra phần thưởng hay phạt bản thân đối với những mục tiêu đã đặt ra. Hãy tự hứa tặng thứ gì đó, hoặc làm việc gì đó bạn muốn nếu bạn hoàn thành việc này hay việc kia. Mặt khác, cũng tự nhắc nhở rằng nếu hậu quả không mong muốn xảy ra, bạn có thể tự phạt mình bằng cách này hay cách khác. Việc này sẽ thực sự hiệu quả nếu bạn có thể giao quyền thưởng phạt cho một người nào đó không thỏa hiệp với bạn khi bạn đáng bị phạt.

5: Hãy chú ý tới tính hiệu quả của bản thân.
Đừng để rấy lên những suy nghĩ về việc bạn đã hiệu quả hay không hiệu quả vào thời điểm hiện tại, nhưng sau khi ép bản thân vào một khuôn khổ nào đó, hãy nhìn lại xem bạn đã tập trung như thế nào, bạn có bám vào kế hoạch đã đề ra không, hay bạn sắp xếp thời gian như vậy đã hợp lý chưa. Hãy ghi chú lại những tình huống bất ngờ hoặc những việc có thể chi phối hoặc làm bạn xao lãng trong quá trình thực hiện kế hoạch. Khi đã ghi chú lại điều gì, cần nghĩ xem có cách nào bạn có thể làm để cải thiện tình hình hay không.

  • Xem xét việc giữ một cuốn sổ hay nhật ký để theo dõi những gì bạn đã làm và chưa làm vào cuối ngày.

6: Hãy giữ đồ đạc của bạn ngăn nắp.
Không gì có thể khiến bạn mất thời gian hơn việc phải tìm kiếm một vật hay tài liệu quan trọng nào đó mà không biết chúng ở đâu, cả việc tìm lại email để kiểm tra lại thời gian hẹn cũng vậy. Hãy tạo ra một hệ thống để sắp xếp thông tin, lưu trữ đồ đạc và lưu lại thông tin về các cuộc hẹn hay ngày phải hoàn thành công việc.