7 bước lập OKR cho nhóm

Bước 1: Thống nhất mục tiêu
Hằng năm hãy cùng cả nhóm nhìn lại mục tiêu chung. Nếu bạn dẫn dắt một nhóm, mỗi năm hãy dành 1 tiếng cho bài tập nhóm. Hãy yêu cầu từng thành viên nhóm dành 2 phút để viết ra họ nghĩ mục tiêu nhóm là gì. Và sau đó chia sẻ với người ngồi bên cạnh, sau đó để hai người trình bày mục tiêu của mình. Nhớ nắm bắt những từ khóa phù hợp với nhóm bạn. Đây có thể là 1 tiếng làm việc hiệu quả nhất của cả nhóm. Mục tiêu các bạn đặt ra đóng vai trò là chiến lược sống còn của OKR nhóm. Những nhóm thiếu đi cái nhìn dài hạn rất dễ thất bại với OKR. Họ sẽ không thể gắn bó với chiến lược dài hạn nếu không có một lời khẳng định rõ ràng.
Các câu hỏi nên hỏi:

  • Chúng ta phục vụ ai? Tại sao chúng ta tồn tại? Sức ảnh hưởng dài hạn nhóm ta tạo ra là gì?
  • Trong một câu, mục tiêu nhóm bạn là gì?
  • Nếu bạn gặp một nhân viên mới trong thang máy, bạn sẽ miêu tả công việc của nhóm bạn như thế nào?

Bước 2: Hãy nghĩ đến sự phụ thuộc
Thường OKR không tồn tại độc lập trong một nhóm. Những thành quả tuyệt vời không thể là kết quả của 1 cả nhân hay 1 nhóm, mà thường cần đến sự cộng tác và kết nối với những nhân vật chủ chốt bên ngoài nhóm. Tổ chức của bạn phải thống nhất cách định nghĩa về nhóm để có thể tạo ra OKR cho nhóm. Một số những tổ chức như eBay định nghĩa OKR là những đội liên chức năng. Một số khác gộp những nhóm như Sản phẩm và Kỹ thuật vào một nhóm khi thiết lập OKR thể hiện rõ sơ đồ tổ chức. Nói cách khác, nhiều tổ chức sử dụng cấu trúc báo cáo của mình để xác định những nhóm nào phải thiết lập OKR. Sau đó, cũng chính những nhóm này sẽ thắc mắc tại sao quá trình OKR lại thất bại trong các nhóm liên chức năng.

Không quan trọng bạn chọn cách tiếp cận nào, tôi gợi ý nhóm bạn nên dành 5-10 phút của mỗi vòng OKR để chủ động thống nhất sự phụ thuộc bên ngoài nhóm trước khi thiết lập OKR. Trong một số trường hợp bạn có thể sẽ muốn định nghĩa cả những OKR chung với các nhóm khác. Nếu không, ít ra bạn cũng nên xác định liệu có sự phụ thuộc nào giữa KR owner với một thành viên trong nhóm bị phụ thuộc.

Câu hỏi đặt ra:

  • Mục tiêu của bạn cần đến sự trợ giúp của những nhóm nào?
  • Nhóm nào bạn hay hợp tác nhất?
  • Có nhóm nào sẽ có sự phụ thuộc mạnh mẽ với bạn trong thời gian tới? Nếu vậy, ta có nên nghĩ đến việc chia sẻ OKR cho vòng tiếp theo?

Bước 3: Phát triển mục tiêu
Giờ đây nhóm của bạn đã sẵn sàng để phác thảo ra OKR! Hãy bắt đầu với Mục tiêu. Vì sau tất cả chúng ta đang làm OKR mà! Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số khách hàng của tôi lại bắt đầu với Kết quả then chốt và sau đó nhóm chung những thứ quan trọng nhất để tập trung, để từ đó tìm ra Mục tiêu.
Câu hỏi đặt ra:

  • Trong thời gian tới đâu là lĩnh vực quan trọng nhất ta cần tập trung để tạo ra sự cải tiến có thể đo lường được? Tại sao?
  • Đâu là những mục tiêu quan trọng bạn cần tập trung để có thể thực hiện sứ mệnh của mình?
  • Bạn có muốn mục tiêu của bạn thể hiện rõ cách bạn cộng tác với một nhóm cụ thể?

Mẹo:
Nhóm trưởng cần thiết lập một mục tiêu chung và thêm vào đó 1-2 Kết quả then chốt để đảm bảo Mục tiêu được định nghĩa một phần. Thành viên nhóm tiếp tục phát triển những kết quả then chốt.

Bắt đầu với những động từ mạnh như “Phát triển, Cho phép, Cung cấp v.v.”

Nếu bạn không thể định nghĩa được mục tiêu, hãy nhìn lại sứ mệnh của nhóm

Hãy thêm “Mô tả mục tiêu” trả lời câu hỏi “Tại sao mục tiêu này lại quan trọng ngay bây giờ?” trong 2-4 câu.

Hãy viết lời mô tả thật cảm xúc. Dùng chính mô tả này để tạo cảm hứng cho nhóm. Hãy nói đến khả năng mất đi thị phần vào tay đối thủ hoặc bất kỳ việc gì làm cho nhóm bạn cảm thấy máu lửa.

Bước 4: Phác thảo kết quả then chốt
Phần lớn thời gian triển khai OKR được dành ra để phác thảo và chọn lọc ra Kết quả then chốt của nhóm. Mục tiêu thường có vẻ khá dễ để định nghĩa. Kết quả then chốt lại dễ để nghĩ ra, nhưng khó để hoàn thiện thành một câu chuẩn xác và có thể đo lường được.

Câu hỏi đặt ra:

  • Câu hỏi cơ bản về Kết quả then chốt: Cuối mỗi giai đoạn, sao chúng ta có thể biết được mục tiêu có thể đạt được?
  • Những kết quả then chốt có thể hiện Mục tiêu? Nếu không, hãy thử nghĩ đến việc thay đổi Mục tiêu hoặc chuyển Kết quả then chốt sang Mục tiêu khác?
  • Áp dụng cách đo lường nào để biết được ta đã cải thiện như thế nào trong lĩnh vực ấy?
  • Hãy tưởng tượng đã đến cuối giai đoạn OKR – Vậy TUYỆT VỜI sẽ có hình hài như thế nào? Sao chúng ta có thể biết được mình đã đạt được một cái gì đó thực sự tuyệt vời?

Bước 5: Chuyển đổi Hành động thành Kết quả then chốt
Lần đầu làm rõ Kết quả then chốt cho một Mục tiêu, ta thường có xu hướng tạo ra một danh sách những hành động. Điều này khá bình thường và thể hiện cách bộ não ta làm việc. Tạo ra một to-do list rất bình thường, nhưng hãy nhớ rằng, Kết quả then chốt không phải là hành động đơn thuần. Thành viên nhóm bạn sẽ cần chuyển đổi những hành động ấy thành Kết quả then chốt hoặc đơn giản là loại bỏ hành động đó ra khỏi danh sách Kết quả then chốt tiềm năng. Đây là một số câu hỏi mẫu bạn có thể hỏi để chuyển hành động thanh Kết quả then chốt.
Câu hỏi đặt ra:

  • Câu hỏi cơ bản về Kết quả then chốt: Thành quả mong đợi của hành động X là gì?
  • Làm xong hành động X, có đồng nghĩa với việc đạt được mục tiêu không?
  • Có khi nào khi hành động X được hoàn tất, nhưng vẫn không giúp gì cho việc đạt mục tiêu?
  • Đâu là kết quả đáng mong đợi nhất bạn có thể tưởng tượng mình đạt được khi hoàn thành hành động X?

Bước 6: Thử thách Kết quả then chốt
Những kết quả then chốt cần phải hoạt động cùng nhau. Nếu Mục tiêu của bạn có 3 Kết quả then chốt có mối liên hệ cao với nhau, có thể bạn sẽ thấy những KR này có phần rườm rà. Với OKR, càng ít lại càng nhiều. Có một vài cái KR gối lên nhau hoàn toàn bình thường, nhưng sẽ không hề ổn nếu một mục tiêu có tất cả các KR đều có mối tương quan. Những nhóm sử dụng OKR hiệu quả thường có KR định lượng và một KR định tính. Ví dụ, bạn có thể tạo lập một KR định lượng như là “Tăng lượng người đăng ký trên iOS từ 100 lên 200 trong quý” và KR định tính như là “Tăng lượng người hoạt động trong vòng 30-ngày từ 400 lên 600 trong quý”.

Câu hỏi đặt ra:

  • Hãy tưởng tượng giai đoạn kết thúc và bạn đạt hết KR, điều này nghĩa là mục tiêu cũng đã đạt? Có điều gì còn thiếu thiếu?
  • Làm thế nào để giảm số lượng KR? Nếu chúng ta đạt KR1, có đồng nghĩa với việc đạt KR2? (để giảm và tập trung các KR)
  • Chúng ta có đủ cả KR định lượng và định tính?

Bước 7: Chọn lọc kết quả then chốt. Hoàn thiện OKR quy mô nhóm.
Trong nhiều trường hợp, KR có thể được cải thiện. Hãy sử dụng đặc điểm của KR hiệu quả để tìm ra những câu hỏi. Nếu KR không đáp ứng dù chỉ một phần những tiêu chuẩn. Tôi đảm bảo rằng đó không phải là KR. Đây là những tiêu chuẩn có thể làm cho OKR nhóm bạn hiệu quả:

  • Phải quan trọng
  • Cụ thể
  • Đo lường được
  • Rõ ràng
  • Là kết quả chứ không phải hành động
  • Tạo cảm hứng
  • Đạt được/không đạt được
  • Có người chịu trách nhiệm rõ ràng